Politique de confidentialité des renseignements personnels
Dernière mise à jour : 9 mars 2025
1. Préambule
La présente politique de confidentialité des renseignements personnels (ci-après : « la politique ») s’applique à l’ensemble des activités de ETTIC Société notariale, incluant son site web et ses interactions avec les clients et partenaires. Elle vise à assurer la conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25) et toute autre réglementation applicable.
En utilisant nos services ou en visitant notre site Internet, vous acceptez les pratiques décrites dans cette politique.
2. Responsable de la protection des renseignements personnels
Nom : Alain Racine
Fonction : Directeur général et associé
Courriel : a.racine@etticnotaires.com
Adresse : 212- 2540, boulevard Daniel-Johnson, Laval, QC, H7T 2S3
Téléphone : (450) 668-2540
Toute question, demande d’accès ou plainte concernant la présente politique doit être adressée au responsable mentionné ci-dessus.
3. Collecte des renseignements personnels
Nous recueillons les renseignements personnels suivants, en fonction de nos obligations légales et des services fournis :
- Informations d’identification : Nom, prénom, date de naissance, numéro d’assurance sociale, numéro de passeport, adresse.
- Coordonnées : Adresse postale, numéro de téléphone, courriel.
- Renseignements financiers : Coordonnées bancaires, numéro de carte de crédit (si applicable).
- Autres informations : Tout renseignement requis pour la prestation de services notariaux.
Nous ne collectons que les renseignements nécessaires à nos activités et veillons à leur mise à jour régulière.
4. Finalités du traitement des renseignements personnels
Vos renseignements sont collectés pour les raisons suivantes :
- Gestion des dossiers notariaux et exécution des services juridiques.
- Communication avec les clients et partenaires.
- Respect des obligations légales et réglementaires.
- Amélioration de nos services et gestion de la relation client.
Aucune utilisation ne sera faite en dehors des fins précises pour lesquelles l’information a été collectée, sauf si la loi l’exige.
5. Consentement
Le consentement à la collecte et à l’utilisation des renseignements personnels doit être libre, manifeste et éclairé. Il peut être retiré en tout temps en nous contactant. Toutefois, cela pourrait affecter notre capacité à fournir certains services.
6. Conservation et destruction des renseignements personnels
Nous conservons les renseignements personnels pour la durée nécessaire à la prestation des services et au respect des obligations légales. Après cette période, les données sont détruites ou anonymisées de manière sécuritaire.
7. Mesures de protection des renseignements personnels
ETTIC Société notariale applique des mesures physiques, technologiques et administratives pour protéger les renseignements personnels contre tout accès non autorisé, perte ou divulgation :
- Accès restreint aux dossiers et systèmes informatiques.
- Chiffrement et protection des bases de données.
- Formation du personnel sur la protection des données.
8. Partage des renseignements personnels
Nous ne partageons pas de renseignements personnels sans consentement, sauf dans les cas suivants :
- Avec des tiers contractuels qui doivent respecter les mêmes obligations de protection.
- Conformément à une obligation légale ou réglementaire.
9. Droits des personnes concernées
Toute personne a le droit de :
- Accéder à ses renseignements personnels et en obtenir une copie.
- Demander la correction de renseignements erronés.
- Retirer son consentement à l’utilisation des renseignements personnels.
- Demander la suppression de ses renseignements (sauf obligation légale de conservation).
Les demandes doivent être formulées par écrit au responsable de la protection des renseignements personnels.
10. Gestion des incidents de confidentialité
En cas d’incident affectant la sécurité des renseignements personnels, nous appliquerons les mesures suivantes :
- Identification, analyse de l’incident et enregistrement dans un registre.
- Prise de mesures correctives pour limiter les préjudices.
- Avis aux personnes concernées et, si nécessaire, à la Commission d’accès à l’information du Québec.
11. Utilisation des témoins (cookies) sur notre site web
Notre site web utilise des témoins (cookies) pour améliorer votre expérience de navigation. Vous pouvez configurer votre navigateur pour refuser ces témoins. Toutefois, cela pourrait affecter certaines fonctionnalités du site.
12. Modification de la politique
Nous nous réservons le droit de modifier cette politique à tout moment. Les changements seront publiés sur notre site web avec la date de mise à jour.
Pour toute question ou demande relative à cette politique, veuillez contacter notre responsable de la protection des renseignements personnels.